"วงจรชีวิตของนวัตกรรม" (Innovation Lifecycles

“วงจรชีวิตของนวัตกรรม” (Innovation Lifecycles)

องค์กรส่วนใหญ่  มักใช้ความสำเร็จในอดีตที่ตนเองเคยทำได้ มากำหนดเป็นวิธีการและกลยุทธ์ในการดำเนินธุรกิจในอนาคตขององค์กร  แต่บ่อยครั้งก็มักทำให้เกิดปัญหาความไม่สอดคล้องกับความต้องการใหม่ๆของตลาด ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยี รวมไปถึงโอกาสใหม่ๆที่องค์กรพึ่งให้ความสำคัญ เพื่อให้ได้นวัตกรรมแบบก้าวกระโดด (Breakthrough Innovations) และทำให้องค์กรสามารถดำเนินธุรกิจต่อไปได้อย่างยั่งยืน   

เพื่อให้เกิดความเข้าใจและมองเห็นความสำคัญของ วงจรชีวิตของนวัตกรรม (Innovation Lifecycle) มากขึ้น (ภาพประกอบที่ 1)  ขอยกตัวอย่างวงจรชีวิตของนวัตกรรมที่เกิดขึ้นกับเครื่องพิมพ์ดีด ซึ่งเกิดเป็นนวัตกรรมแบบก้าวกระโดดครั้งแรกตอนที่มีผู้คิดค้นเครื่องพิมพ์ดีดออกมาจำหน่ายเป็นครั้งแรกได้สำเร็จ  แต่ต่อมาบริษัท IBM (เป็นผู้ที่อยู่นอกวงการเครื่องพิมพ์ดีด) ก็สามารถทำให้เกิดนวัตกรรมแบบก้าวกระโดดมาแทนที่เครื่องพิมพ์ดีดแบบเดิมด้วยการผลิตเครื่องพิมพ์ดีดไฟฟ้าที่มีความสามารถเหนือกว่าออกมาจำหน่ายในช่วงระยะเวลาต่อมา   แต่แล้วด้วยวิวัฒนาการความก้าวหน้าทางด้านเทคโนโลยี Computer กับ Printer และ Software ใหม่ๆ  (เริ่มตั้งแต่ Word Processor เปลี่ยนไปเป็น Microsoft word 2008 ในปัจจุบัน) ก็ทำให้ธุรกิจเครื่องพิมพ์ดีดไฟฟ้าของบริษัท  IBM ต้องตกยุคและหายไปจากวงการในที่สุด   

    ภาพประกอบที่ 1 - ตัวอย่าง วงจรชีวิตของนวัตกรรมที่เกิดขึ้นกับ เครื่องพิมพ์ดีด จนกลายไปเป็น Printer

                       

ข้อควรระวัง

เพื่อเป็นการป้องกันและหลีกเลี่ยงปัญหาที่อาจทำให้ สินค้าหรือบริการ ที่ท่านดำเนินการอยู่ต้องตกยุคไป เหมือนกับเครื่องพิมพ์ดีดไฟฟ้าของ IBM  (หรือเหมือนกับม้วนเทปวีดีโอ ที่ถูกแทนที่ด้วยแผ่น VCD และ DVD)    ทุกองค์กรก็ควรต้องให้ความสำคัญและสนใจกับเรื่องของภัยคุกคาม(Threats) ที่มากับความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีและโอกาสใหม่ๆ(Opportunities) ที่เกิดขึ้นกับทุกๆธุรกิจตลอดเวลา  

จากภาพประกอบที่ 2 จะเห็นว่า  S-Curve คือวงจรชีวิตของนวัตกรรมในตลาดเดิม (เช่นเครื่องพิมพ์ดีดไฟฟ้า)  ส่วน New S-Curve คือวงจรชีวิตของนวัตกรรมในตลาดใหม่หรือธุรกิจใหม่ (เช่นเครื่อง Printer และ Computer Software แบบใหม่ๆ) ซึ่งจะเห็นได้ชัดว่าถ้าหากองค์กรใดที่พัฒนาสินค้าหรือบริการเดิมๆของตนเองในแบบค่อยเป็นค่อยไปเพียงอย่างเดียว (หรือที่เรียกว่าเป็น Incremental Innovation)  ในระยะยาวธุรกิจคงไม่สามารถยืนอยู่ได้ เนื่องจากขาดสินค้าหรือบริการในรูปแบบใหม่ๆ  ดังนั้นทุกๆองค์กรก็ควรต้องมีความพยายามในค้นหานวัตกรรมที่เป็นแบบก้าวกระโดด (Breakthrough Innovation) เพื่อเข้าสู่ตลาดใหม่ๆหรือธุรกิจใหม่  ซึ่งอาจต้องใช้วิธีการคิดแบบนอกกรอบ(Out of the Box)เข้ามาช่วย  การคิดนอกกรอบในที่นี้หมายถึง กล้าคิด กล้าทำ กล้าลงทุนในสิ่งใหม่ๆที่ตนเองไม่เคยทำมาก่อน เพื่อให้ได้สินค้าหรือบริการที่แตกต่างไปจากเดิม และเป็นสิ่งที่ลูกค้ากำลังมองหาอยู่ (เช่น รถยนต์ที่ไม่ต้องใช้น้ำมัน หรือ โทรศัพท์มือถือที่สามารถใช้พลังงานแสงอาทิตย์ได้ เป็นต้น )

ภาพประกอบที่2 - วงจรชีวิตของนวัตกรรมในตลาดเดิมและตลาดใหม่

กลยุทธ์ในการลงทุนด้านนวัตกรรม

ทุกๆองค์กรควรต้องมีกลยุทธ์ในการเลือกลงทุนด้านนวัตกรรมให้เหมาะสมกับ สถานการณ์และความจำเป็นของธุรกิจอยู่ตลอดเวลา เพื่อช่วยให้ธุรกิจมีความยั่งยืน ซึ่งในที่นี้อาจแบ่งได้เป็น 2 ลักษณะคือ แบบค่อยเป็นค่อยไป (Incremental innovation)  และแบบก้าวกระโดด (Breakthrough Innovation)  แบบค่อยเป็นค่อยไปหมายถึง การพัฒนาปรับปรุงคุณลักษณะของสินค้าหรือบริการต่างๆที่มีอยู่ให้แตกต่างไปจากเดิมเล็กน้อย ตัวอย่างเช่น การเปลี่ยนไฟหน้าและไฟท้ายสำหรับรถยนต์แต่ละรุ่นของแต่ละยี่ห้อ หรือ เช่นการพัฒนาโทรศัพท์มือถือให้สามารถถ่ายรูปได้ ดูหนังฟังเพลงได้ เล่น MP3 ฟังวิทยุและดูทีวีได้  โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อต้องการเพิ่มยอดขายและรักษาส่วนแบ่งการตลาด เป็นหลัก  ส่วนกลยุทธ์ในการลงทุนด้านนวัตกรรมแบบก้าวกระโดดนั้นจะมุ่งเน้นให้เกิดการคิดค้นรูปแบบของสินค้าหรือบริการใหม่ๆที่สามารถสร้างคุณค่า(Value)ให้กับลูกค้า(ในระดับโลก) หรือ สามารถนำมาใช้ทดแทนสินค้าเดิมได้ดีกว่า เช่น การคิดค้น Laser Jet Printer มาใช้แทน เครื่องพิมพ์ดีด  หรือ การคิดค้นเสื้อยืด Nano ออกมาจำหน่ายเป็นครั้งแรก เป็นต้น  โดยแต่ละองค์กรสามารถเลือกใช้กลยุทธ์ในการลงทุนด้านนวัตกรรมที่แตกต่างกันไป(ต่างกรรมต่างวาระ) แต่โดยทั่วไปแล้วองค์กรที่เพิ่งเริ่มก่อตั้งและองค์กรที่กำลังเติบโต ก็มักใช้กลยุทธ์แบบค่อยเป็นค่อยไป (Incremental innovation) เพื่อหาทางเพิ่มยอดขายและส่วนแบ่งการตลาดในสินค้าหรือบริการเดิมที่มีอยู่เป็นหลัก ส่วนองค์กรที่เติบโตเต็มที่แล้ว ก็มักต้องใช้กลยุทธ์ทั้งสองแบบคือ แบบค่อยเป็นค่อยไป (Incremental innovation) และแบบก้าวกระโดด (Breakthrough Innovation) ควบคู่กันไป ทั้งนี้เพื่อต้องการรักษาตัวเลขของกำไรและความพึงพอใจของลูกค้า (ไม่ใช่ต้องการเพิ่ม Market Share)  พร้อมไปกับการมองหาธุรกิจใหม่ๆในอนาคต เพื่อให้องค์กรสามารถดำเนินธุรกิจต่อไปได้อย่างยั่งยืน  

 

อ้างอิง  :  คุณพูลสวัสดิ์ เผ่าประพัธน์

ECRS คือ อะไร

ECRS คืออะไร ECRS หมายถึง เป็นหลักการที่ประกอบด้วย การกำจัด (Eliminate) การรวมกัน (Combine) การจัดใหม่ (Rearrange) และ การทำให้ง่าย (Simplify) ซึ่งเป็นหลักการง่ายๆ อธิบายได้ง่ายๆ ดังนี้

E = Eliminate หมายถึง การตัดขั้นตอนการทำงานที่ไม่จำเป็นในกระบวนการออกไป กล่าวคือ เดิมบรรจุภัณฑ์เพื่อการขนส่ง (หีบห่อภายนอก) ใช้กระดาษกล่องลูกฟูก 5 ชั้น เกรดกระดาษค่อนข้างดี พิมพ์ลายยี่ห้อ 2 สี น้ำหนักสุทธิไม่เกิน 2 กิโลกรัม ข้างในบรรจุสินค้าประเภทขนมขบเคี้ยว คือ มีกล่องบรรจุขนาด 1 โหล พลาสติกซีลเรียบร้อย ฉลากสีสวยงาม สำหรับการขายส่ง และภายในกล่อง จะเป็นขนมซึ่งบรรจุในซองพลาสติกอัดก๊าซไนโตรเจน พิมพ์ลายสวยงาม

C = Combine หมายถึง การรวมขั้นตอนการทำงานเข้าด้วยกัน เพื่อประหยัดเวลาหรือแรงงานในการทำงาน สิ่งที่เห็นได้ชัดว่าเเรื่องของการขนส่งแบบ Milk Run แต่ผมขอยกตัวอย่างที่เพิ่งพบเห็นในโรงงาน คือ เดิมพนักงานตรวจสอบคุณภาพต้องตรวจสอบสินค้าสำเร็จรูป และวัตถุดิบ ในอดีตที่ผ่านมามักจะทำงานไม่ทัน โดยเฉพาะในช่วงเวลาที่วัตถุดิบเข้า และต้องส่งมอบสินค้าให้กับลูกค้าในเวลาไล่เรี่ยกัน ที่สำคัญหากไม่มีผลจาการตรวจสอบก็ไม่สามารถส่งมอบสินค้าให้ลูกค้า หรือนำวัตถุดิบไปผลิตได้ การดำเนินการง่ายๆ ที่ไปคุยกับทางโรงงานก็คือ การรวมเข้าด้วยกัน หลักการก็คือตั้งคำถามว่าพนักงานตรวจสอบคุณภาพจำเป็นต้องรับสินค้าด้วยหรือไม่ คำตอบก็คือไม่ต้องเพียงแต่มาเก็บตัวอย่างไปตรวจสอบ ก็เลยเสนอวิธีการว่าให้พนักงาตรวจสอบคุณภาพสอนวิธีการเก็บตัวอย่างกับพนักงานรับสินค้า แล้วให้พนักงานรับสินค้าเก็บตัวอย่างให้ ส่วนด้านสินค้าสำเร็จรูปก็เช่นกัน นำแนวคิดของ Quality Built-In เข้ามาใช้ คือให้พนักงานผลิตเป็นผู้ตรวจสอบสินค้าที่ตนเองผลิต ส่วนพนักงานตรวจสอบคุณภาพให้มีหน้าที่เพียงการสุ่มตรวจเท่านั้น

R = Rearrange หมายถึง การจัดลำดับงานใหม่ให้เหมาะสม ก็คือขั้นตอนของการตรวจสอบกล่องบรรจุภัณฑ์ เดิมจะต้องได้กล่องสำเร็จรูปแล้วจึงตรวจสอบ ซึ่งสาระสำคัญของการตรวจอยู่ที่คุณภาพการพิมพ์ เช่น เฉดสี ความคมชัด ซึ่งหากผลการตรวจไม่ผ่านก็ต้องปฏิเสธสินค้านั้น หากเราย้ายขั้นตอนการตรวจสอบคุณภาพการพิมพ์ไปก่อนการขึ้นรูป ก็จะทำให้สามารถปฏิเสธสินค้าก่อน ไม่ต้องเสียเวลา และต้นทุนในการขึ้นรูปกล่องอีก

S = Simplify หมายถึง ปรับปรุงวิธีการทำงาน หรือสร้างอุปกรณ์ช่วยให้ทำงานได้ง่ายขึ้น ตัวอย่างของโรงงานหนึ่ง ที่มีปัญหาเกี่ยวกับลายมือของพนักงานที่เขียนมาบนเอกสารที่ได้รับ ทำให้หน่วยงานที่ได้เอกสารนั้นต้องทำการเดา ส่งผลให้เกิดการผลิตสินค้าผิดรุ่น ผิดขนาด ผิดฉลาก หากโรงงานทำการเปลี่ยนแบบฟอร์มของเอกสารใหม่ลดการเขียนลงเป็นมีช่องให้เลือกรุ่น ขนาด ฉลาก แทน ก็จะทำงานได้ง่ายขึ้น หรือมีบริษัทหนึ่งแต่ละแผนกใช้ชื่อเรียกสินค้าแตกต่างกัน ทำให้ต้องมาเดาว่าฝ่ายตลาดเรียกแบบนี้ แล้วจะเป็นชื่ออะไรของฝ่ายวางแผนการผลิต ซึ่งวิธีที่ทำให้ง่ายขึ้นก็คือ ใช้รหัสสินค้าที่เป็นตัวเลขแทนชื่อเรียกสินค้า จะป้องกันความสับสนของพนักงานได้ง่ายกว่า


ตัวอย่าง : เทคนิคการคิดวิีธีการปรับปรุงแบบ ECRS
•  ขจัดสิ่งที่ไม่จำเป็น (Eliminate)
ให้นักเรียนขจัดสิ่งที่ไม่จำเป็นหรืองานที่ไม่จำเป็นออกไป เช่น ในขั้นตอนการทำก๋วยเตี๋ยว แม่ค้าต้องพิจารณาว่ามีสิ่งใดบ้างที่ไม่จำเป็นในการทำก๋วยเตี๋ยวมาวางทำให้เกะกะ หรือเป็นอุปสรรคในการทำงาน หรือแม้กระทั่งขจัดวิธีการทำงานที่ไม่จำเป็น เช่น การก้มเพื่อหยิบลูกชิ้น และเนื้อสัตว์มาลวก แม่ค้าควรขจัดการก้มลงออกไป นอกจากจะทำให้ปวดหลังแล้วยังเป็นการเสียเวลาอีก โดยแม่ค้าอาจคิดว่าควรมีโต๊ะมารองก้นถังน้ำแข็งให้สูงขึ้นเพื่อจะได้ไม่ต้องก้มอีก

•  หาวิธีการจับมารวมกัน (Combine)

จากตัวอย่าง แม่ค้าต้องหยิบเส้นก๋วยเตี๋ยวและถั่วงอกคนละที่กัน ทำให้เสียเวลาในการหยิบดังนั้น แม่ค้าควรนำเส้นก๋วยเตี๋ยวและถั่วงอกมารวมไว้ในที่เดียวกัน อีกตัวอย่างหนึ่ง ได้แก่ สมัยก่อนจะกินกาแฟ เราต้องเสียเวลาตักกาแฟ เสร็จแล้วต้องมาตักน้ำตาลและครีมเทียม แต่ตอนนี้มีการผลิตกาแฟในซองแบบ 3 in 1 คือ มีกาแฟ น้ำตาล ครีมเทียม อยู่ในซองเดียวกันซึ่งเป็นการนำมารวมกัน เพื่อที่จะประหยัดเวลา และพกพาได้สะดวก
• จัดเรียงใหม่ (Rearrange)
ถ้าหากว่าวิธีการทำงานแบบเดิมมีความสูญเสียเกิดขึ้น ไม่ว่าเกิดจากระยะทางในการหยิบสิ่งของต่างๆ ซึ่งทำให้เกิดความสูญเสียได้ ถ้าระยะทางกับสิ่งของนั้นอยู่ไกลกัน เช่น ในร้านอาหาร โต๊ะลูกค้า กับ ที่วาง จาน ช้อน ส้อม น้ำ และน้ำแข็ง อยู่ไกลกันมาก ทำให้ต้องใช้เวลานานในการไปหยิบสิ่งเหล่านี้ ดังนั้น ควรมีการจัดเรียงใหม่ เช่น จาน ช้อน ส้อม น้ำ และน้ำแข็ง ซึ่งเป็นของที่ใช้บ่อยๆ มาวางไว้ใกล้โต๊ะของลูกค้า เมื่อลูกค้าสั่งจะได้หยิบได้ทันท่วงที และควรมีหลายๆจุด หรือตัวอย่างแม่ค้าขายก๋วยเตี๋ยว การลวกลูกชิ้นและเนื้อหมู ต้องใช้เวลาในการลวกให้ลูกค้าแต่ละคน คนละ 30 วินาที ซึ่งใช้เวลานาน แม่ค้าอาจเปลี่ยนวิธีการใหม่โดยอาจจะลวกลูกชิ้น กับเนื้อสัตว์ เตรียมไว้ก่อนเวลาที่นักเรียนจะพักรับประทานอาหาร เมื่อนักเรียนสั่งก๋วยเตี๋ยว แม่ค้าก็ใส่เนื้อหมู ลูกชิ้นที่สุกแล้วลงในชามโดยไม่ต้องมาทำในขณะที่นักเรียนสั่งก็จะทำให้ลดเวลาได้ถึงคนละ 30 วินาที หรือ ครั้งละมากๆ เพื่อไม่ให้เป็นการเสียเวลา และลูกค้าก็ไม่ต้องรอนาน
•  การทำให้ง่ายขึ้น (Simplify)
ถ้านักเรียนไปห้องสมุดจะเห็นว่า ห้องสมุดที่ดีนั้น นอกจากมีหนังสือที่ดีแล้วยังต้องค้นหาได้ง่ายด้วย และสาเหตุที่ค้นหาหนังสือได้ง่ายนั้น เพราะมีการแบ่งแยกประเภทหมวดหมู่ไว้อย่างชัดเจน มีป้ายติดแสดงประเภทของหนังสือแต่ละประเภททำให้เราสามารถค้นหาหนังสือได้อย่างรวดเร็ว ในการทำงานต่างๆ ก็แข่งกันเราต้องคิดว่าทำอย่างไรจึงจะทำให้ ง่ายขึ้น เช่น ร้านขายก๋วยเตี๋ยว แม่ค้าต้องนำถังแก๊สออกมาหน้าร้านทุกวัน พอตอนเย็นก็นำถังแก๊สไปเก็บหลังร้าน การที่ต้องยกถังแก๊สทุกวันนั้น เป็นสิ่งที่ลำบากเพราะถังแก๊สมีน้ำหนักมากและถ้ายกไม่ถูกวิธีอาจจะ
ก่อให้เกิดอันตรายได้ ดังนั้น จึงมีการคิดว่าจะขนถังแก๊สอย่างไรให้ง่ายจึงมีการประดิษฐ์ที่รองถังแก๊สที่มีขนาดวงกลมทำด้วยเหล็กและรองข้างล่างที่ทำด้วยล้อเพื่อให้สามารถเลื่อนไปไหนมาไหนได้อย่างสะดวก เมื่อจะนำถังแก๊สออกไปหน้าร้านก็ยกประหยัดแรงงานอีกด้วย

หลัก E-C-R-S นี้ไม่จำเป็นต้องใช้ทั้งหมดพร้อมกัน จะเลือกใช้ E C R S ตัวใดตัวหนึ่งก็ได้ตามความเหมาะสม

ที่มา :  http://moonfleetofchiangmai.blogspot.com , http://gotoknow.org/blog/puangpet และ  http://suradechr.multiply.multiplycontent.com , http://www.logisticsdigest.com/

ไคเซ็น (Kaizen) คืออะไร

ไคเซ็น (Kaizen)  เป็นศัพท์ภาษาญี่ปุ่น หมายถึง การเปลี่ยนแปลง การเปลี่ยนแปลงในที่นี้ต้องเป็นการเปลี่ยนแปลงที่ทำให้ดีขึ้น จะเรียกว่าเป็น การปรับปรุงให้ดีขึ้น ก็ว่าได้ หลักการง่าย ๆ ที่เป็นคีย์เวิร์ดสำคัญของการทำไคเซ็นมีอยู่ 3 ข้อ นั่นก็คือ เลิก ลด และ เปลี่ยน
การทำไคเซ็น คือ การลดหรือเลิกขั้นตอนส่วนเกิน ส่วนที่ไม่จำเป็น ด้วยการเปลี่ยนวิธีการทำงาน เริ่มจากการเปลี่ยนแปลงทีละเล็กทีละน้อย ที่สามารถทำได้อย่างรวดเร็วและต่อเนื่อง และต้องอาศัยการพลิกแพลงเพื่อให้หลุดพ้นจากข้อจำกัดในความเป็นจริงต่าง ๆ เช่น งบประมาณ เวลา อุปกรณ์ เทคโนโลยี ฯลฯ
ไคเซ็นจากงานตัวเองก่อน เพราะเรารู้จักงานของตัวเองดีที่สุด และเริ่มเปลี่ยนเพียงบางส่วน เพราะการเปลี่ยนทั้งหมดเป็นเรื่องยาก !!
ลองสรุปง่ายๆ
ไคเซ็น ไม่ใช่งานส่วนเกินนอกเหนือจากงานประจำ
ไคเซ็น คือการลดขั้นตอนส่วนเกิน แต่ลดจากเรื่องที่ไม่จำเป็น ด้วยการเปลี่ยนวิธีการทำงาน ทำด้วยความตั้งใจจริง
ไคเซ็น คือ

• 1. เปลี่ยนวิธีการ…เปลี่ยนวิธีการทำงาน ลดขั้นตอนส่วนที่ไม่จำเป็นออก
• 2. เปลี่ยนเรื่องเล็ก…เปลี่ยนเรื่องเล็ก ๆ หรือปัญหาที่พบเห็นในแต่ละวัน
• 3. รับมือกับความเป็นจริง…ทำเรื่องที่ทำได้ก่อน รับมือกับความเป็นจริงที่มีข้อจำกัด

ไคเซ็นถือ กำเนิดและเติบโตที่ประเทศญี่ปุ่น และเผยแพร่เข้าสู่ประเทศไทยมานานพอสมควรแล้ว แนวคิดนี้ได้รับการตอบรับจากภาคอุตสาหกรรมไทยในฐานะเครื่องมือช่วยในการ บริหารให้ประสบผลสำเร็จอย่างยั่งยืน จากการลดความสูญเสียที่เกิดขึ้น และทำให้เกิดการสร้างสรรค์ใหม่ ๆ
การทำไคเซ็นปรากฏให้เราได้เห็นกันทุกที่ ไม่ใช่แค่ในโรงงาน เพราะไม่ว่าจะเป็นใน สายการผลิต ในสำนักงาน หรือแม้แต่ใน ชีวิตประจำวัน ก็สามารถทำไคเซ็นได้เหมือนกัน

แนวทางและขั้นตอนในการปรับปรุงแบบไคเซ็น (Kaizen)
การใช้หลักการไคเซ็น ระบุว่ามี 7 ขั้นตอนซึ่งทั้ง 7ขั้นตอน ดังกล่าวนี้ กล่าวได้ว่าเป็นวิธีการเชิงระบบ (System approach ) หรือปรัชญาในการสร้างคุณภาพงานของเดมมิ่ง ที่เรียกว่า PDCA ( Plan – Do – Cheek – Action ) ที่นำไปใช้หรือประยุกต์ใช้ในทุกงานทุกกิจกรรม หรือ ทุกระบบการปฏิบัติงานนั่นเอง ไม่ว่างานนั้นจะเป็นงานเล็กหรืองานใหญ่ อันประกอบด้วย
1) ค้นหาปัญหา และกำหนดหัวข้อแก้ไขปัญหา
2) วิเคราะห์สภาพปัจจุบันของปัญหาเพื่อรู้สถานการณ์ของปัญหา
3) วิเคราะห์หาสาเหตุ
4) กำหนดวิธีการแก้ไข สิ่งที่ต้องระบุคือ ทำอะไร ทำอย่างไร ทำเมื่อไร
5) ใครเป็นคนทำ และทำอย่างไร
6) ลงมือดำเนินการ
7) ตรวจดูผล และผลกระทบต่าง ๆ และการรักษาสภาพที่แก้ไขแล้วโดยการกำหนดมาตรฐานการทำงาน
กิจกรรมไคเซ็น (Kaizen) จะดำเนินตามแนวทางวงจรคุณภาพของเดมมิ่ง (PDCA) มีดังนี้
1) P-Plan ในช่วงของการวางแผนจะมีการศึกษาปัญหาพื้นที่หรือกระบวนการที่ต้องการปรับ ปรุงและจัดทำมาตรวัดสำคัญ (Key Metrics) สำหรับติดตามวัดผล เช่น รอบเวลา (Cycle Time) เวลาการหยุดเครื่อง (Downtime) เวลาการตั้งเครื่อง อัตราการเกิดของเสีย เป็นต้น โดยมีการดำเนินกิจกรรมกลุ่มย่อย (Small Group Activity) เพื่อระดมสมองแสดงความคิดเห็นร่วมกันพัฒนาแนวทางสำหรับแก้ปัญหาในเชิงลึก ดังนั้นผลลัพธ์ในช่วงของการวางแผนจะมีการเสนอวิธีการทำงานหรือกระบวนการใหม่
2) D-Do ในช่วงนี้จะมีการนำผลลัพธ์หรือแนวทางในช่วงของการวางแผนมาใช้ดำเนินการ สำหรับ Kaizen Events ภายในช่วงเวลาอันสั้นโดยมีผลกระทบต่อเวลาทำงานน้อยที่สุด (Minimal Disruption) ซึ่งอาจใช้เวลาหลังเลิกงานหรือช่วงของวันหยุด
3) C-Check โดยใช้มาตรวัดที่จัดทำขึ้นสำหรับติดตามวัดผลการดำเนินกิจกรรมตามวิธีการใหม่ (New Method) เพื่อเปรียบวัดประสิทธิผลกับแนวทางเดิม หากผลลัพธ์จากแนวทางใหม่ ไม่สามารถบรรลุตามเป้าหมาย ทางทีมงานอาจพิจารณาแนวทางเดิมหรือดำเนินการค้นหาแนวทางปรับปรุงต่อไป
4) A-Act โดยนำข้อมูลที่วัดผลและประเมินในช่วงของการตรวจสอบเพื่อใช้สำหรับดำเนินการปรับแก้ (Corrective Action) ด้วยทีมงานไคเซ็น ซึ่งมีผู้บริหารให้การสนับสนุน เพื่อมุ่งบรรลุผลสำเร็จตามเป้าหมายของโครงการในช่วงของการดำเนินกิจกรรมไคเซ็นหรือ กิจกรรมการปรับปรุง (Kaizen Event) ทางทีมงานปรับปรุงจะมุ่งค้นหาสาเหตุต้นตอของความสูญเปล่าและใช้ความคิดสร้าง สรรค์ (Creativity) เพื่อขจัดความสูญเปล่า โดยมีการทำงานร่วมกับทีมงานข้ามสายงานอย่างต่อเนื่องในช่วงเวลา 3-10 วัน และมีการติดตาม(Follow Up) ผลลัพธ์หรือความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นภายใน 30 วัน หลังจากดำเนินกิจกรรมการปรับปรุง (Kaizen Event) รวมทั้งมีการจัดทำมาตรฐานกระบวนการ (Process Standardization)
นักปฏิบัติการไคเซ็น ได้เสนอแนวทางที่สามารถใช้ปรับปรุงงานได้ โดยได้แก่การลองพยายามคิด ในแง่ของการหยุด การลด หรือ การเปลี่ยน โดยที่การหยุด หรือ ลด ได้แก่ การหยุดการทำงานที่ไม่จำเป็น ทั้งหลาย หยุดการทำงานที่ไม่มีประโยชน์และไม่มีความสำคัญทั้งหลาย แต่อย่างไรก็ตาม มีบางสิ่งบางอย่างที่ไม่สามารถทำให้หยุดได้ ซึ่งหากเป็นเช่นนั้น ผู้ปฏิบัติงานอาจต้องมุ่งประเด็นไปที่เรื่องการลด เช่น ลดงานที่ไม่มีประโยชน์ งานที่ก่อความรำคาญ น่าเบื่อหน่ายให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ แม้ว่าจะไม่สามารถทำให้หยุดได้ทั้งหมด แต่ก็เกิดมีการปรับปรุงขึ้นแล้ว ส่วนการเปลี่ยนแปลงบางส่วนของงานนั้นหมายถึง การพิจารณาเปลี่ยนแปลงงานในบางเรื่องบางอย่างที่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ ซึ่งผู้ปฏิบัติงานอาจพิจารณาใช้หลักการ
 E C R S เพื่อเริ่มต้นกระบวนการปรับปรุงระบบงานได้ โดยหลักการดังกล่าวมีองค์ประกอบกล่าวคือ

E = Eliminate หมายถึง การตัดขั้นตอนการทำงานที่ไม่จำเป็นในกระบวนการออกไป
C = Combine หมายถึง การรวมขั้นตอนการทำงานเข้าด้วยกัน เพื่อประหยัดเวลาหรือแรงงานในการทำงาน
R = Rearrange หมายถึง การจัดลำดับงานใหม่ให้เหมาะสม
S = Simplify หมายถึง ปรับปรุงวิธีการทำงาน หรือสร้างอุปกรณ์ช่วยให้ทำงานได้ง่ายขึ้น

วิธีคิดเพื่อหาทางปรับปรุงตามแนวคิดไคเซ็น (Kaizen)
สถาบัน เพิ่มผลผลิตแห่งชาติ (บ.ป.ท, มปป.) ได้ให้ข้อเสนอระบบคำถาม 5W 1 H ซึ่งเป็นการถามคำถามเพื่อวิเคราะห์หาเหตุผลในการทำงานตามวิธีเดิม และหาช่องทางปรับปรุงให้ดีขึ้น ประกอบด้วยคำถามดังนี้
What? เป็นการตั้งคำถามเพื่อหาจุดประสงค์ของการทำงาน แนวคิดที่เป็นกรอบในการตั้งคำถาม ได้แก่ ทำอะไร ? ทำไมต้องทำ ? ทำอย่างอื่นได้หรือไม่ ?
When? เป็นการตั้งคำถามเพื่อหาเวลาในการทำงานที่เหมาะสมแนวคิดที่เป็นกรอบในการ ตั้งคำถาม ได้แก่ ทำเมื่อไหร่ ? ทำไมต้องทำตอนนั้น ? ทำตอนอื่นได้หรือไม่ ?
Where? เป็นการตั้งคำถามเพื่อหาสถานที่ทำงานที่เหมาะสม แนวคิดที่เป็นกรอบในการตั้งคำถามได้แก่ ทำที่ไหน ? ทำไมต้องทำที่นั่น ? ทำที่อื่นได้หรือไม่ ?
Who? เป็นการตั้งคำถามเพื่อหาบุคคลที่เหมาะสมสำหรับงาน แนวคิดที่เป็นกรอบในการตั้งคำถามได้แก่ ใครเป็นคนทำ ? ทำไมต้องเป็นคนนั้นทำ ? คนอื่นทำได้หรือไม่ ?
How? เป็นการตั้งคำถามเพื่อหาวิธีการที่เหมาะสมสำหรับงาน แนวคิดที่เป็นกรอบในการตั้งคำถามได้แก่ ทำอย่างไร ? ทำไมต้องทำอย่างนั้น ? ทำวิธีอื่นได้หรือไม่ ?
Why? เป็นการตั้งคำเป็นคำถามที่ถามครั้งที่ 2 ของคำถามข้างต้นเพื่อหาเหตุผลในการทำงาน

ทัศนคติที่พึงประสงค์ต่อความสำเร็จของไคเซ็น ประกอบด้วย
1) Can’t do – การละทิ้งความคิดเก่า ๆ ที่ว่าไม่สามารถทำให้เกิดขึ้นได้ และคิดใหม่ว่าทุกอย่างสามารถทำให้เกิดขึ้นได้
2) It can be done – ด้วยการคิดว่าจะทำอย่างไรด้วยวิธีการใหม่ ๆ เพื่อให้งานสำเร็จ
3) อย่ายอมรับคำแก้ตัว
4) ไม่ต้องแสวงหาความสมบูรณ์แบบของการปรับปรุงงานก่อนลงมือทำ
5) แก้ไขข้อผิดพลาดทันที่ที่พบ โดยไม่รีรอ
6) ไม่จำเป็นต้องใช้เงินหรือทรัพยากรมากมายเพื่อทำการปรับปรุง
7) สร้างความคิดว่าปัญหาช่วยให้มีโอกาสได้ฝึกฝนสมองมากขึ้น ดังนั้น จงวิ่งเข้าหาปัญหาเพื่อทำการแก้ไข
8) ตั้งคำถามว่า “ทำไม” อย่างน้อย 5 ครั้ง กระทั่งพบรากของปัญหา (Root Cause)
9) ความคิดของคนสิบคนย่อมดีกว่าความคิดของคนคนเดียว
10) คิดว่าการปรับปรุงให้ดีขึ้นนั้น ไม่มีจุดสิ้นสุดหรือไม่มีจุดจบ

ที่มา : http://boonchob.ob.tc/-View.php?N=95&Page=1